Für Inhaber von GaLaBau- und Handwerks-Betrieben ab 10 Mitarbeitern

Viele Inhaber von GaLaBau- und Handwerks-Betrieben haben heute kein Anfragenproblem, sondern ein Steuerungsproblem: Anfragen kommen rein, Angebote werden geschrieben - aber irgendwo auf dem Weg vom ersten Kontakt bis zum Auftrag gehen Chancen verloren. In dieser Thesis zeige ich dir, warum das so ist und wie du deine Anfragen- und Angebotsabwicklung so aufstellst, dass nichts mehr untergeht.

Ein Kunde ruft in deinem Betrieb an, schreibt eine Mail oder kommt über die Website rein. Du oder ein Mitarbeiter im Büro tragen die Anfrage in eine Excel-Tabelle ein oder notiert sie auf irgendeinem Zettel – wenn überhaupt. Nach ein paar Tagen weiß keiner mehr genau: Ist das schon bearbeitet? Fehlen da noch Infos? Soll da überhaupt ein Angebot rausgehen oder nicht? Excel-Listen werden angefangen, aber nicht sauber gepflegt. Es gibt mehrere Dateien, keiner weiß, welche aktuell ist. Viele Anfragen verschwinden irgendwo zwischen voll gepackten Schreibtischen. Wenn dann Angebote geschrieben werden, gehen sie oft viel zu spät raus, weil im Büro ständig irgendwas dazwischenkommt. Und sobald das Angebot draußen ist, weiß wieder keiner so richtig: Wurde da schon nachgefasst oder nicht? Im Büro heißt es ständig:

– „Hast du da schon angerufen?“ – „Wer hat sich darum gekümmert?“ – „Hat der Kunde sich gemeldet?“

Du erklärst dir die Situation so: – „Wir brauchen einfach noch mehr Anfragen.“ – „Wir müssen noch jemanden fürs Büro holen.“ – „Mit einem neuen Programm wird das schon.“ Du glaubst, dass das Problem "vorne" liegt – bei der Menge der Anfragen oder bei der Anzahl der Leute im Büro.

In der Praxis ist es oft genau andersherum. Du bekommst genug Anfragen – hast aber keinen klaren Weg, was mit diesen Anfragen passiert. Solange nicht geregelt ist, wie eine Anfrage aufgenommen wird, wo sie landet, bis wann ein Angebot rausgehen soll und wer nachfasst, wird jede zusätzliche Anfrage das Chaos nur vergrößern. Mehr Anfragen oder mehr Personal im Büro lösen dein Problem nicht – sie machen es nur teurer.

Dir fehlt ein klarer, für alle nachvollziehbarer Ablauf: – Es gibt keinen einheitlichen Weg, wie neue Anfragen aufgenommen werden. – Es ist nicht eindeutig, wo alle Anfragen und Angebote zentral erfasst werden. – Es gibt keine klare Frist, bis wann ein Angebot beim Kunden sein soll. – Es ist nicht geregelt, wer wann nachfasst und wie das dokumentiert wird.

Das führt dazu, dass Du ständig nachfragen und dich selbst darum kümmern musst. Das Büro ist überlastet und Aufträge rutschen durch – obwohl eigentlich genug Anfragen da wären.

Die Lösung ist kein weiteres Tool, sondern ein klarer Ablauf, der von Dir und allen anderen im Büro gelebt wird – ein klares System, wie Anfragen und Angebote strukturiert abgearbeitet werden können. Schritt 1: Bestandsaufnahme deines Ist-Zustands Wir schauen uns gemeinsam an, über welche Wege aktuell Anfragen reinkommen, wo sie notiert werden, wie Angebote erstellt werden und an welchen Stellen heute Dinge liegenbleiben. Schritt 2: Zentrales Anfragen- und Angebotssystem einführen Wir definieren eine zentrales System, an der jede neue Anfrage erfasst wird, der Status jeder Anfrage und jedes Angebots sichtbar ist , Prioritäten und Fristen vergeben werden können. Schritt 3: Fester Ablauf vom ersten Kontakt bis zum Auftrag Wir legen gemeinsam fest welche Informationen bei jeder neuen Anfrage abgefragt werden, bis wann ein Angebot beim Kunden sein soll, wann und wie nachgefasst wird. Wir warten nicht bis der Kunde sich meldet. Schritt 4: Klare Zuständigkeiten und einfache Auswertungen Wir klären, wer im Büro wofür verantwortlich ist (Erfassung, Angebot, Nachfassen), welche Kennzahlen du regelmäßig sehen willst (z.B. Anzahl Anfragen, Angebote, Abschlussquote). So musst Du nicht mehr jeden Tag fragen, ob schon jemand beim Kunden angerufen hat oder ob schon ein Angebot rausgegangen ist – jeder weiß genau, was zu tun ist, und Du siehst auf einen Blick, was los ist.

Ein Galabau-Betrieb mit 20 Mitarbeitern hatte genau diese Situation: – Anfragen wurden in verschiedenen Excel-Listen oder auf Zetteln gesammelt, aber keiner hatte den Überblick. – Angebote gingen oft erst nach Wochen raus. – Im Büro wurde ständig gefragt: „Hast du da schon angerufen?“ „Hat der Kunde schon ein Angebot?“ Nach Einführung eines strukturierten Systems mit klaren Fristen und Zuständigkeiten: – gingen Angebote deutlich schneller raus, – Angebote wurden systematisch nachgefasst, – und der Geschäftsführer sah jede Woche auf einen Blick, was offen, gewonnen und verloren ist.

Ergebnis: Mehr Abschlüsse aus erhaltenen Anfragen – bei weniger Stress im Büro.

Wenn du das Gefühl hast, dass bei dir aktuell Anfragen versanden, Angebote zu spät rausgehen und ihr keinen richtigen Überblick bzw. kein funktionierendes System habt, dann ist das kein Anfragenproblem – sondern ein Strukturproblem. In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deinen Weg vom ersten Kontakt bis zum Auftrag im Detail an und ich zeige Dir, wie eine Anfragen- & Angebotszentrale in deinem Betrieb konkret aussehen kann. Geeignet für Garten- und Landschaftsbau-Betriebe ab 10 Mitarbeitern, die genug Anfragen haben – aber zu wenig Überblick.